Penggunan rumus Excel dapat membantu berbagai kebutuhan pengolahan data yang lebih rapi, terutama saat membuat perencanaan. Hal ini juga berlaku untuk membuat rencana perjalanan (itinerary). Rumus VLOOKUP menjadi salah satu rumus yang sebaiknya Anda tahu jika ingin melakukan perjalanan panjang bersama kelompok besar.

Membuat rencana perjalanan dalam bentuk tabel akan mempermudah Anda untuk menyiapkan biaya, tiket, dan pilihan aktivitas yang akan dilakukan. Anda bisa meminimalisasi hal-hal yang mungkin terlewat. Cara ini akan membuat perjalanan liburan Anda lebih nyaman dan menyenangkan.

Rumus VLOOKUP adalah rumus fungsi yang bisa digunakan dalam Excel atau Spreadsheet untuk mencari nilai di kolom pertama rentang (tabel atau array) dan mengembalikan nilai terkait di baris yang sama dari kolom tertentu. Huruf “V” dalam VLOOKUP adalah singkatan dari vertical yang menunjukkan bahwa fungsi ini akan mencari kecocokan pengurutan data secara vertikal (ke bawah) dalam tabel.

Anda bisa menggunakan rumus VLOOKUP saat perlu mencari sesuatu dalam tabel atau rentang baris tertentu. Misalnya, Anda ingin mencari rute perjalanan berdasarkan kode bus tertentu di sebuah halte. Berikut ini perumusan fungsi VLOOKUP yang diperlukan untuk mencari suatu nilai.

=VLOOKUP(lookup value; table array; col_index_num; [range_lookup])

Jika diartikan dalam penggambaran rumus yang lebih sederhana, fungsi VLOOKUP dijabarkan sebagai berikut.

=VLOOKUP([apa yang ingin Anda cari],[tempat Anda ingin mencarinya],[nomor kolom dalam rentang yang berisi nilai yang akan dikembalikan],[kecocokan perkiraan dengan kode TRUE atau kecocokan persis dengan kode FALSE])

Saat menggunakan formula atau fungsi dalam tabel Excel, Anda perlu mengetahui elemen-elemen yang menyusun rumus tersebut. Hal tersebut terdiri dari informasi yang dibutuhkan dalam membangun sintaks rumus menjadi lebih lengkap. Berikut ini potongan atau elemen informasi dari rumus pencarian VLOOKUP yang perlu Anda ketahui.

Elemen pertama dalam rumus VLOOKUP adalah nilai pencarian yaitu data yang ingin Anda cari. Biasanya, nilai ini mengacu pada nilai dalam proses penentuan hasil VLOOKUP. Untuk bisa menentukannya, blok sebuah sel tertentu atau tuliskan data yang diinginkan. Cara lainnya, langsung tentukan satu cell untuk mempermudah penulisan sintaks rumus.

Elemen yang kedua yakni rentang lokasi nilai pencarian tersebut berada. Anda perlu mengarahkan rentang area pencarian data agar formula VLOOKUP dapat berfungsi dengan tepat. Nilai pencarian harus berada pada kolom pertama di rentang sel tersebut.

Sebagai contoh, jika nilai pencarian ada pada sel B2, rentang area yang dijadikan sebagai tempat mencari nilai tersebut harus diawali dari kolom B. Anda bisa mengarahkan area pencarian ini dengan kursor maupun dengan rentang manual.

Nomor kolom yang dimaksud dalam elemen ketiga rumus VLOOKUP merupakan nomor kolom dengan isi nilai kembali. Perlu diingat dan dipahami bahwa kolom atau baris paling atas dalam rentang lokasi yang dipilih merupakan baris pertama.

Misalnya, Anda menentukan rentang sel C2:F10 sebagai rentang sel pencarian (table_array). Artinya, kolom C dianggap menjadi kolom pertama, kolom D menjadi kolom kedua, dan seterusnya. Anda cukup menuliskan urutan nomor kolom dengan angka 1, 2, dan seterusnya.

Elemen terakhir VLOOKUP adalah menentukan nilai logika yang untuk mencari nilai yang persis sama atau nilai yang mendekati. Berikut ini perbedaan untuk masing-masing nilai logika.

- Nilai “TRUE” atau “1” digunakan untuk mencari hasil yang mendekati (jika berupa angka, nilai yang dicari adalah nilai pembulatan ke atas maupun ke bawah yang paling mendekati

- Nilai “FALSE” atau “0” digunakan jika Anda ingin menemukan hasil sama persis.

Nilai logika ini bersifat opsional dan jika tidak diisi sama sekali, nilai rumus akan otomatis mencari nilai hasil yang paling mendekati atau “TRUE”. Karena itu, pastikan untuk mengisi nilai “FALSE” jika ingin mendapatkan hasil yang benar-benar sama persis.

Baca Juga: Cara Menjumlahkan di Excel untuk Menghitung Budget Liburan

VLOOKUP adalah fungsi Excel yang hebat yang dapat sangat menyederhanakan pembuatan rencana perjalanan dengan mengotomatiskan pencarian dan pengambilan data. Berikut adalah tiga skenario umum tempat Anda dapat menggunakan VLOOKUP secara efektif:

Skenario: Anda memiliki tabel berisi daftar tujuan dan biaya masing-masing. Anda ingin mengisi kolom biaya dalam rencana perjalanan secara otomatis berdasarkan tujuan yang dipilih.

Langkah-langkah:

1. Buat dua sheet: Satu untuk tabel daftar tujuan (dengan kolom untuk tujuan dan biaya) dan satu lagi untuk rencana perjalanan (dengan kolom untuk tujuan, biaya, dan detail lainnya).

2. Dalam lembar kerja rencana perjalanan, tambahkan rumus VLOOKUP di kolom biaya, dengan merujuk ke kolom tujuan di kedua lembar kerja:

=VLOOKUP(A2, DestinationList!$A$2:$B$100, 2, FALSE)

Ganti “A2” dengan referensi sel tujuan dalam rencana perjalanan Anda, “DestinationList!$A$2:$B$100” dengan rentang daftar tujuan Anda, dan “2” dengan indeks kolom biaya dalam daftar tujuan.

Skenario: Anda memiliki daftar aktivitas dan tujuan tempat aktivitas tersebut dapat dilakukan. Anda ingin merekomendasikan aktivitas berdasarkan tujuan yang dipilih dalam rencana perjalanan secara otomatis.

Langkah-langkah:

1. Buat dua sheet yang berisi daftar aktivitas (dengan kolom untuk aktivitas dan tujuan) dan satu lagi untuk rencana perjalanan (dengan kolom untuk tujuan dan aktivitas).

2. Di dalam sheet rencana perjalanan, tambahkan rumus VLOOKUP di kolom aktivitas, yang merujuk ke kolom tujuan di kedua lembar kerja:

=VLOOKUP(A2, ActivityList!$A$2:$B$100, 2, FALSE)

Ganti “A2” dengan referensi sel tujuan di rencana perjalanan Anda, “ActivityList!$A$2:$B$100” dengan rentang daftar aktivitas, dan “2 untuk menunjukkan indeks kolom aktivitas di daftar aktivitas.

Skenario: Anda memiliki daftar akomodasi dengan informasi kontaknya. Anda ingin mengisi informasi kontak secara otomatis dalam rencana perjalanan Anda berdasarkan akomodasi yang dipilih.

Langkah-langkah:

1. Buat dua sheet, satu untuk daftar akomodasi (dengan kolom untuk akomodasi, nama kontak, nomor telepon, dll.) dan satu lagi untuk rencana perjalanan (dengan kolom untuk akomodasi dan informasi kontak).

2. Dalam sheet rencana perjalanan Anda, tambahkan rumus VLOOKUP pada kolom informasi kontak, dengan merujuk ke kolom akomodasi di kedua sheet:

=VLOOKUP(A2, AccommodationList!$A$2:$D$100, 2, FALSE)` (untuk nama kontak)

=VLOOKUP(A2, AccommodationList!$A$2:$D$100, 3, FALSE)` (untuk nomor telepon)

Sesuaikan indeks kolom berdasarkan posisi kolom informasi kontak dalam daftar akomodasi Anda. Dengan menggunakan VLOOKUP dengan cara ini, Anda menyederhanakan proses pembuatan rencana perjalanan dan mengurangi risiko kesalahan secara signifikan.

Saat membuat formula Excel dalam tabel yang Anda buat, ada kemungkinan hasil akhir dari rumus tidak muncul. Hal ini biasanya disebabkan oleh beberapa hal sehingga fungsi yang dibuat dalam tabel tersebut menjadi tidak berfungsi atau error. Berikut inilah beberapa kesalahan yang sering terjadi saat membuat rumus VLOOKUP.

Hasil pencarian yang muncul bisa saja tidak sesuai dengan data sebenarya, terutama jika elemen range_lookup diatur dengan logika “TRUE” atau dihilangkan sehingga kolom pertama harus diurutkan secara alfabetis. Jika kolom pertama tidak diurutkan secara alfabetis, besar kemungkinan nilai hasilnya mungkin tidak sesuai dengan data yang ada.

Oleh karena itu, Anda perlu mengurutkan kolom tersebut terlebih dahulu. Meski demikian, Anda juga bisa menggunakan range_lookup dengan mengubah logikanya dengan nilai “FALSE” atau 0 untuk mendapatkan hasil yang cocok dan sama persis.

Kolom hasil dari formula VLOOKUP juga bisa menunjukkan nilai #N/A yang terjadi akibat kesalahan penulisan sintaks rumus. Contohnya, saat nilai tersebut muncul saat penulisan range_lookup TRUE, periksa kembali dan pastikan bahwa nilai lookup_value lebih kecil dari nilai terkecil pada kolom pertama di table_array.

Namun, saat range_lookup rumus tersebut FALSE dan nilai #N/A tetap muncul, artinya tidak ditemukan angka persis pada penghitungan rumus formula VLOOKUP. Mungkin Anda bisa mengecek kembali data yang diinput pada kolom lookup_value agar hasilnya cocok.

Ada pula hasil yang menunjukkan nilai #REF! saat Anda sudah selesai menginput rumus secara lengkap. Hal ini dapat terjadi jika elemen col_index_num lebih besar atau tidak sesuai dengan jumlah kolom di table_array. Jadi, Anda perlu meneliti kembali jumlah kolom yang ingin Anda cocokkan datanya melalui rumus VLOOKUP.

Secara umum, rumus VLOOKUP akan sangat membantu Anda untuk menemukan kecocokan data yang jumlahnya banyak. Anda tidak perlu mencari secara manual dan menghabiskan waktu lama. Namun, penulisan formula VLOOKUP juga harus ditulis dengan ketelitian dari setiap elemennya sehingga data yang muncul sesuai dengan data yang ada.

Itu dia beberapa rumus Excel dan cara menggunakannya untuk membuat rencana liburan. Agar bisa membuat rencana yang lebih praktis dan hemat, Anda bisa membeli tiket pesawat, sewa kendaraan, dan booking hotel melalui Traveloka. Jadikan liburan Anda kali ini lebih terkontrol, nyaman, dan tidak terlupakan bersama orang-orang tersayang.