Sistem penggajian di Indonesia tidak hanya melibatkan pembayaran gaji pokok, tunjangan, atau bonus tetapi juga pemotongan berbagai biaya dari penghasilan bulanan karyawan. Proses ini dikenal sebagai payroll deduction atau pemotongan gaji dan memegang peran penting dalam kesejahteraan karyawan serta kepatuhan perusahaan terhadap hukum. 

Artikel ini menyajikan segala hal yang perlu Anda ketahui mengenai payroll deduction di Indonesia mulai dari pengertian, regulasi, jenis-jenis, cara penghitungan, hingga contoh dalam praktik sehari-hari.

Manajemen penggajian tidak hanya soal membayar gaji tetapi juga mengelola berbagai potongan yang wajib maupun sukarela. Sebelum kita membahas jenis dan cara hitungnya, mari pahami dulu apa itu payroll deduction dan bagaimana konsepnya diterapkan dalam sistem keuangan perusahaan di Indonesia.

Sederhananya, payroll deduction adalah potongan gaji yang diambil oleh perusahaan dari penghasilan karyawan untuk berbagai keperluan seperti pajak penghasilan, jaminan sosial, asuransi, dan pembayaran pinjaman atau denda. Setiap slip gaji biasanya memuat rincian detail potongan ini sehingga karyawan bisa mengetahui alokasi setiap rupiah dari penghasilan mereka.

Payroll deduction di Indonesia dibedakan berdasarkan sifatnya: wajib berdasarkan hukum dan sukarela berdasarkan kebutuhan atau kesepakatan. Memahami perbedaan ini bisa membantu karyawan dan perusahaan mengelola penghasilan dan cash flow dengan efisien.

Kategori ini meliputi potongan yang harus dilakukan perusahaan berdasarkan hukum yang berlaku. PPh 21 adalah pajak penghasilan yang dikenakan kepada karyawan setiap bulan berdasarkan besaran gaji dan status perpajakan. Perusahaan wajib menghitung, memotong, dan menyetorkan PPh 21 ke negara. Tarif PPh 21 bersifat progresif mulai dari 5% hingga 30% sesuai besaran pendapatan tahunan dan status NPWP karyawan. 

Setiap perusahaan wajib memotong gaji karyawan untuk iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan yang memberikan manfaat asuransi kesehatan dan perlindungan ketenagakerjaan. Besaran iuran biasanya persentase dari gaji bulanan dan dibayarkan rutin setiap bulan. Karyawan hanya menanggung sebagian kecil dari total iuran, sisanya dibayarkan oleh perusahaan.

Selain potongan wajib, ada juga payroll deduction yang bersifat sukarela: biasanya berdasarkan permintaan atau persetujuan karyawan. Kasbon atau pinjaman yang diambil karyawan dari perusahaan bisa langsung dipotong dari gaji bulanan. Pemotongan ini harus disepakati secara tertulis dan diatur dalam perjanjian kerja. 

Mekanisme ini membantu perusahaan mengelola utang karyawan dengan efisien dan transparan. Karyawan yang bergabung dalam koperasi atau mengambil asuransi tambahan dapat meminta perusahaan untuk melakukan pemotongan secara otomatis dari slip gaji tiap bulan. Contohnya, pemotongan untuk simpanan koperasi, premi asuransi jiwa, atau tabungan pensiun di luar BPJS. Biasanya, potongan seperti ini harus mendapat persetujuan tertulis dari karyawan.

Payroll deduction perlu dipahami tidak hanya dari segi jenisnya, tapi juga dari waktu pemotongan. Pemotongan gaji dibedakan menjadi sebelum dan setelah pajak, dengan efek berbeda terhadap penghasilan karyawan.

Potongan sebelum pajak adalah potongan yang mengurangi pendapatan kotor sebelum penghitungan pajak penghasilan PPh 21 dilakukan. Contoh utama potongan sebelum pajak adalah iuran BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan kontribusi pensiun yang telah diatur pemerintah. 

Potongan ini otomatis mengurangi besaran penghasilan kena pajak sehingga dapat menurunkan jumlah pajak yang harus dibayar karyawan. Dengan adanya potongan sebelum pajak, penghasilan bruto karyawan dikurangi terlebih dahulu sebelum pajak dihitung. Ini memberikan benefit bagi karyawan yang berkontribusi lebih pada jaminan sosial atau pensiun karena pajak yang dibayar menjadi lebih kecil.

Potongan setelah pajak merupakan pemotongan yang diberlakukan setelah pajak penghasilan dikalkulasi. Jenis potongan ini meliputi potongan koperasi, cicilan utang, denda, dan pengeluaran pribadi karyawan seperti pembayaran hutang atau simpanan sukarela. Potongan ini baru terjadi setelah penghasilan bersih (setelah pajak) ditentukan. 

Pemotongan setelah pajak memberikan pengaruh langsung pada take home pay karyawan tanpa mengubah besaran pajak yang telah dihitung sebelumnya. Potongan ini biasanya lebih fleksibel dan dapat diatur sesuai kebutuhan atau kesepakatan internal.

Agar tidak terjadi kesalahan hitung atau ketidaksesuaian slip gaji, perusahaan dan HR perlu memahami dengan detail langkah-langkah penghitungan payroll deduction.

Praktik penghitungan gaji yang benar dimulai dari identifikasi dan klasifikasi komponen potongan. HR harus mengidentifikasi seluruh jenis potongan yang berlaku bagi setiap karyawan sesuai regulasi dan kebijakan perusahaan, potongan pajak, BPJS, asuransi, denda, hingga kasbon. Setelah itu, klasifikasikan apakah tiap potongan bersifat wajib atau sukarela dan tentukan urutan pemotongan: sebelum atau setelah pajak.

Proses penghitungan dilakukan sebagai berikut:

Slip gaji wajib memuat rincian semua potongan sehingga karyawan mudah memverifikasi nominal yang diberikan.

Memahami payroll deduction secara menyeluruh sangat penting bagi perusahaan maupun karyawan. Dengan mengetahui pengertian, jenis, dan cara perhitungannya, proses penggajian dapat berjalan lebih transparan, akurat, dan sesuai regulasi. Baik itu potongan wajib seperti pajak dan BPJS, maupun potongan sukarela seperti cicilan dan donasi, semuanya perlu dikelola dengan sistem yang tepat.

 Oleh karena itu, penting bagi HR dan tim keuangan untuk memastikan setiap potongan gaji tercatat dengan benar, demi menjaga kepercayaan karyawan dan kelancaran operasional perusahaan.