Salah satu bagian yang tidak terlepas dari industri perhotelan adalah fasilitas dan layanan penunjang selain akomodasi berupa kamar. Fasilitas dan layanan penunjang ini menjadi nilai tambah dan menjadi daya tarik untuk sebuah hotel. Salah satu yang cukup banyak dicari adalah fasilitas banquet hotel. Layanan atau fasilitas ini menjadi elemen penting, terlebih jika hotel tersebut merupakan hotel menengah ke atas atau tergolong hotel mewah. Layanan banquet hotel berperan penting dalam penyelenggaraan event berskala besar di area hotel.

Jika kamu pernah menghadiri sebuah acara berskala besar di hotel, seperti pernikahan, seminar, gala dinner, dan ulang tahun mewah yang diselenggarakan dengan layanan profesional dan terstruktur, ini adalah bagian dari layanan banquet hotel. Lalu, sebenarnya apa pengertian banquet hotel dan tugasnya?

Baca Juga: 11 Fasilitas Hotel yang Wajib Ada untuk Staycation

Pengertian Banquet Hotel itu sendiri adalah berasal dari kata ‘banquet’ yang artinya jamuan makan berskala besar. Dalam industri perhotelan, istilah ini merupakan sebutan khusus untuk penyelenggaraan acara dengan skala besar. Hotel tidak hanya menyediakan ruangan saja, tetapi termasuk pengaturan layout, makanan dan minuman, hingga perlengkapan acara dan dekorasi yang dirancang secara profesional sesuai pesanan, tema, dan kapasitas pengunjung.

Untuk lebih terorganisir secara maksimal, layanan banquet biasanya menggunakan ruangan-ruangan besar di hotel seperti ballroom. Selain itu, sebelum mulai persiapan, biasanya antara pihak hotel dan penyelenggara harus memiliki sebuah dokumen persetujuan bernama banquet event order. Untuk mencegah terjadinya hal-hal yang dapat merugikan salah satu atau semua pihak. Untuk petugas yang bekerja, biasanya hotel yang menyediakan layanan banquet sudah memiliki tim khusus yang bekerja di layanan ini.

Untuk memberikan pelayanan secara maksimal, tim banquet hotel bertugas melakukan koordinasi pada semua aspek acara untuk memastikan tidak ada kekurangan dalam hal apapun, mulai dari perencanaan, pengaturan tempat, mendata peralatan, kebutuhan jamuan, hingga proses melayani tamu dan memastikan alur event berjalan lancar. Tim akan dibagi dalam beberapa bagian, yang akan menangani tugasnya masing-masing.

Berikut ini gambaran pembagian tugas banquet hotel secara umum:

1. Perencanaan dan Koordinasi Acara

Perencanaan acara merupakan tugas yang paling krusial, karena di bagian ini semua harus dirancang sematang dan selengkap mungkin. Tidak ada yang boleh terlewat, seperti detail acara, tata letak, menu, hingga hiburan yang sesuai dengan permintaan tamu atau penyelenggara.

Bagian perencanaan dan koordinasi acara juga bertugas untuk mempersiapkan rencana dekorasi dan pengadaan peralatan yang dibutuhkan, juga menentukan bila tambahan vendor yang diperlukan. Tim ini juga memastikan bahwa semua alat berfungsi sebagaimana mestinya. Dan yang tak kalah penting adalah program acara. Tim bagian perencanaan juga harus menyusun program acara yang terstruktur bersama EO (event organiser) atau klien, agar jangan sampai terasa membosankan. Semua harus berjalan sesuai rencana dan durasi yang ditetapkan.

2. Pelayanan Tamu

Bagian pelayanan tamu akan bertugas untuk melayani keperluan tamu yang hadir pada acara tersebut. Tim ini harus memberikan pelayanan secara profesional dan ramah, dari sejak kedatangan, selama dan sesudah acara berlangsung, serta memastikan tamu yang datang merasa nyaman dan puas. Selain memastikan kebutuhan tamu terpenuhi, tim pelayanan tamu juga bertugas menangani setiap keluhan atau masalah yang terjadi selama berlangsungnya acara.

3. Koordinasi Vendor dan Supplier

Bagian koordinasi vendor dan supplier, bertugas untuk menangani semua urusan yang berhubungan dengan vendor atau supplier, seperti vendor event organizer, makanan dan minuman, souvenir, hiburan, dan dekorasi. Tim di bagian ini memastikan semua bekerja sama dengan baik sesuai kesepakatan.

4. Pengawasan dan Penanganan

Bagian pengawasan dan penanganan akan mengawasi berjalannya acara dari sebelum mulai hingga selesai. Bagian ini juga bertugas untuk memberi bantuan jika terjadi masalah selama acara. Selain mengawasi jalannya acara, tim pengawasan dan penanganan juga mengelola anggaran. Tim ini akan memastikan bahwa pengeluaran untuk kebutuhan acara tetap sesuai dengan anggaran yang telah disepakati.

5. Supervisi Staf

Salah satu bagian terpenting dalam pelaksanaan banquet hotel adalah sebuah tim yang memastikan alokasi dan penempatan jumlah dan peruntukkan staf internal hotel yang diperlukan sebelum, selama, dan sesudah acara berlangsung. Tim ini juga bertugas merekrut dan mendelegasikan staf tambahan, bila diperlukan.

Banquet Hotel biasanya memiliki struktur organisasi dengan tugasnya masing-masing, yaitu:

1. Banquet Manager

Bertanggung jawab atas semua operasional layanan banquet. Mulai dari rancangan acara, koordinasi saat acara berjalan, memastikan semua detail banquet order, hingga koordinasi dengan pihak dapur, housekeeping, dan waiter.

2. Banquet Supervisor

Bertanggung jawab mengawasi kinerja lapangan. Mulai dari memberi pengarahan sebelum acara dimulai, mengecek lapangan saat acara berlangsung, dan evaluasi setelah acara selesai.

3. Banquet Captain

Bertanggung jawab mengkoordinasi semua yang bertugas di lapangan, seperti pelayanan tamu saat acara berlangsung, mengawasi waiter/waitress, dan memastikan setup lokasi sesuai permintaan.

4. Banquet Waiter/Waitress

Bertanggung jawab menyajikan makanan dan minuman, memastikan makanan dan minuman tidak kurang, hingga menjaga kebersihan lokasi selama acara berlangsung.

Berikut ini beberapa jenis pelayanan banquet yang umumnya tersedia di hotel, di antaranya:

Ini adalah salah satu acara populer yang diselenggarakan dengan fasilitas banquet hotel. Biasanya tamu akan mengadakan acara perayaan, resepsi/jamuan makan, dan makan-makan yang mengundang sejumlah tamu lain yang konsep, durasi, dan acaranya telah disepakati sebelumnya. Biasanya acara berlangsung di dalam sebuah ruangan khusus yang hanya bisa dihadiri tamu undangan saja.

Beberapa hotel juga biasa mengadakan konser musik di ruangan tertutup/indoor yang skalanya lebih kecil atau lebih intim, dibandingkan konser musik di stadion atau arena. Selain karena keterbatasan tempat, ada juga keterbatasan akustik penunjang untuk menghasilkan suara konser yang sesuai dengan stkamur konser berskala besar. Biasanya, event music yang menggunakan layanan banquet hotel juga dilengkapi hidangan untuk menjamu tamu yang hadir.

Salah satu layanan banquet hotel yang disediakan hotel adalah pameran yang berlangsung di satu atau lebih ruangan di dalam hotel. Pameran seni, mobil, pameran industri, atau fashion biasa dilangsungkan di hotel.

Seminar atau acara yang diselenggarakan untuk memberikan informasi atau pelatihan tentang topik tertentu kepada sekelompok orang, juga menjadi salah satu jenis pelayanan banquet hotel yang tersedia. Biasanya dalam pelaksanaan seminar, terdapat penggunaan ruang yang cukup besar untuk pelatihan dan diiringi kebutuhan penyediaan makanan di jam makan atau coffee break.

Beberapa perusahaan, keluarga, atau perkumpulan juga menggunakan jasa banquet hotel untuk melangsungkan acara gathering atau berkumpul di sebuah ruangan untuk bersosialisasi dan melakukan sebuah agenda/kegiatan bersama-sama.

Layanan banquet hotel terakhir yang juga umum dicari di hotel adalah fasilitas meeting, di mana klien akan menyewa satu atau lebih ruangan untuk meeting dan memesan paket penunjang kegiatan meeting tersebut yang termasuk; peralatan meeting, makanan dan minuman selama meeting berlangsung, juga kamar hotel yang dibutuhkan para peserta meeting untuk menginap.

Baca Juga: 9 Rekomendasi Hotel dengan Ballroom di Jakarta untuk Wedding & Acara Lainnya

Setelah membaca artikel di atas, sudah paham kan kalau banquet adalah metode penyelenggaraan kegiatan yang mencakup penyajian makanan dalam skala besar yang dilakukan secara terstruktur di dalam hotel. Dalam bidang hospitality, layanan ini menjadi bagian penting untuk menangani acara-cara besar dengan kapasitas tamu yang banyak, seperti pernikahan, konferensi/seminar, dan gathering.

Jika kamu hendak mengadakan acara besar dan membutuhkan layanan banquet hotel, kamu bisa mencari dan memilih hotel yang menyediakan layanan ini melalui aplikasi Traveloka. Kamu hanya perlu membuka aplikasi atau website Traveloka untuk melakukan booking akomodasi seperti hotel, villa, atau tempat event lainnya.

Selain itu, kamu juga bisa memesan tiket pesawat, Bus, atau travel dan shuttle dan merencanakan perjalanan bersama Traveloka. Praktis dan membuat semua agenda acara semakin aman dan nyaman, bebas dari kendala-kendala teknis, seperti kehabisan tiket, tidak kebagian penginapan, hingga tertipu calo saat mencari kendaraan seperti bus dan shuttle.

Takut budget membengkak? Kamu juga bisa memanfaatkan fasilitas lain yang disediakan Traveloka yaitu berbagai promo menarik seperti Kode Promo dan Kupon Traveloka yang siap membuat liburanmu lebih ramah di kantong. Selain itu kamu juga berkesempatan menggunakan promo bank dan promo BCA. Jadi tunggu apalagi? Nikmati semua kemudahan bersama Traveloka!