Check in là khâu đầu tiên để bạn bắt đầu hành trình lưu trú đầy thú vị tại khách sạn. Vậy giờ check in khách sạn lúc mấy giờ? Quy trình nhận phòng khách sạnra sao? Hãy cùng khám phá chi tiết từng bước trong quy trình check in khách sạn để có những trải nghiệm hoàn hảo cho chuyến đi của mình bạn nhé!

Check-in tại khách sạn là quá trình mà khách hàng hoàn tất các thủ tục cần thiết để nhận phòng và chính thức trở thành khách lưu trú tại khách sạn. Quy trình check-in thường bắt đầu khi khách hàng đến quầy lễ tân của khách sạn. Tại đây, nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu khách cung cấp các thông tin cá nhân như họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, email, v.v. Các thông tin này sẽ được kiểm tra và đối chiếu với thông tin đặt phòng trước đó. Sau khi xác nhận thông tin, nhân viên sẽ cung cấp cho khách chìa khóa phòng và hướng dẫn về vị trí phòng.

Bên cạnh đó, khách hàng cũng sẽ được yêu cầu thanh toán trước một khoản tiền đặt cọc, thường là một phần hoặc toàn bộ số tiền lưu trú. Sau khi hoàn tất các thủ tục, khách hàng sẽ được cung cấp các thông tin như giờ nhận và trả phòng, các dịch vụ tiện ích trong khách sạn, và một số quy định cần tuân thủ trong quá trình lưu trú.

Thời gian check-in khách sạn thường được quy định rõ ràng. Thông thường, giờ check in khách sạn tiêu chuẩn là từ 14:00 (2 giờ chiều) đến 15:00 (3 giờ chiều). Với khoảng thời gian này, khách sạn có đủ thời gian dọn dẹp, vệ sinh và chuẩn bị phòng sau khi khách trước đó trả phòng vào buổi sáng.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, khách hàng có thể yêu cầu check-in sớm hơn. Nếu khách sạn có sẵn phòng, yêu cầu này thường sẽ được chấp nhận. Nhưng đôi khi khách cần trả thêm một khoản phí nhỏ cho dịch vụ check-in sớm. Điều quan trọng là khách hàng nên nắm rõ thời gian check-in cụ thể của khách sạn mình lưu trú, vì mỗi khách sạn có thể có chính sách khác nhau. Thông tin này thường được cung cấp khi đặt phòng qua các trang web hoặc xác nhận qua email.

Để đáp ứng nhu cầu và thói quen ngày càng đa dạng của khách hàng, các khách sạn đã áp dụng nhiều hình thức check-in khác nhau. Dưới đây là một số hình thức check-in phổ biến hiện nay:

Check-in trực tiếp tại quầy lễ tân vẫn là hình thức check-in truyền thống và phổ biến nhất tại các khách sạn. Khi đến khách sạn, khách hàng sẽ trực tiếp đến quầy lễ tân để hoàn tất các thủ tục như cung cấp thông tin cá nhân, thanh toán đặt cọc, nhận chìa khóa phòng,... Hình thức này giúp nhân viên lễ tân có thể tư vấn, hướng dẫn khách hàng một cách trực tiếp và chu đáo.

Nhiều khách sạn hiện nay cung cấp quy trình nhận phòng khách sạn trực tuyến, cho phép khách hàng hoàn tất các thủ tục trước khi đến khách sạn. Khách hàng có thể đăng ký, cung cấp thông tin cá nhân và thanh toán trước qua website hoặc ứng dụng di động của khách sạn. Khi đến khách sạn, khách chỉ cần đến quầy lễ tân để nhận chìa khóa phòng mà không mất thời gian làm thủ tục.

Một số khách sạn đã áp dụng hệ thống check-in tự động, cho phép khách hàng tự thực hiện các thủ tục mà không cần sự hỗ trợ của nhân viên lễ tân. Khách hàng có thể sử dụng máy tính, kiosk hoặc ứng dụng di động để đăng ký, thanh toán và nhận chìa khóa phòng. Hình thức này giúp tăng tốc độ phục vụ, đặc biệt trong những thời điểm cao điểm.

Ngoài ra, một số khách sạn còn áp dụng các hình thức check-in tại sảnh, check-in qua điện thoại hoặc check-in tại quầy bar. Việc lựa chọn hình thức check-in phù hợp sẽ giúp khách sạn nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng ngay từ những phút đầu tiên.

Để chuẩn bị cho quy trình check in khách sạn, bạn cần mang đầy đủ các giấy tờ cần thiết gồm:

Căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu là giấy tờ bắt buộc khi check-in tại bất kỳ khách sạn nào. Đây là cơ sở để khách sạn xác minh danh tính của bạn, đảm bảo an ninh và tuân thủ các quy định pháp luật.

Phiếu đặt phòng (booking confirmation) là bằng chứng xác nhận bạn đã đặt phòng trước đó. Phiếu này thường được gửi qua email hoặc ứng dụng đặt phòng trực tuyến. Khi check-in, bạn cần cung cấp mã đặt phòng hoặc bản in/xuất trình phiếu đặt phòng để nhân viên lễ tân kiểm tra thông tin và xác nhận đặt chỗ.

Nếu bạn chưa thanh toán trước hoặc cần đặt cọc, thẻ thanh toán (thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ) là rất cần thiết. Nhiều khách sạn yêu cầu khách hàng cung cấp thẻ để đảm bảo thanh toán các chi phí phát sinh trong thời gian lưu trú. Một số khách sạn cũng chấp nhận tiền mặt, nhưng việc sử dụng thẻ sẽ tiện lợi hơn.

Trong một số trường hợp đặc biệt, bạn có thể cần chuẩn bị thêm các giấy tờ khác như: Giấy phép lái xe (nếu thuê xe tại khách sạn), giấy chứng nhận tiêm chủng (nếu khách sạn yêu cầu trong bối cảnh dịch bệnh), hoặc giấy tờ liên quan đến mục đích lưu trú (ví dụ giấy công tác).

Một số trường hợp đặc biệt trong quy trình check in khách sạn như:

Tùy thuộc vào việc bạn là khách lẻ hoặc khách đoàn, quy trình check-in sẽ có những điểm khác biệt. Dưới đây là các bước chi tiết của quy trình check in khách sạn:

Bước 1: Chào đón và xác nhận đặt phòng

Khi khách lẻ đến quầy lễ tân, nhân viên sẽ chào đón, hỗ trợ mang hành lý theo quy định. Sau đó, khách sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin đặt phòng (phiếu đặt phòng hoặc mã xác nhận) để nhân viên kiểm tra trên hệ thống. Nếu khách chưa đặt phòng trước, nhân viên sẽ tư vấn các loại phòng còn trống và hỗ trợ đặt phòng trực tiếp.

Bước 2: Yêu cầu giấy tờ tùy thân và xác minh thông tin

Nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu khách xuất trình giấy tờ tùy thân như CCCD, CMND hoặc hộ chiếu (đối với khách nước ngoài). Nhân viên lễ tân sẽ đối chiếu với thông tin đặt phòng để đảm bảo tính chính xác và xử lý nếu có sai sót.

Bước 3: Thanh toán và đặt cọc

Khách hàng sẽ được yêu cầu thanh toán trước tiền phòng (nếu chưa thanh toán online) hoặc đặt cọc một khoản phí nhất định. Thanh toán có thể được thực hiện bằng tiền mặt, thẻ tín dụng, hoặc thẻ ghi nợ. Nhân viên sẽ cung cấp hóa đơn hoặc biên lai cho khách.

Bước 4: Cung cấp thông tin và giao chìa khóa phòng

Sau khi hoàn tất các thủ tục, nhân viên sẽ cung cấp thông tin chi tiết về phòng như số phòng, vị trí, và các tiện ích đi kèm. Đồng thời, nhân viên sẽ giao chìa khóa (hoặc thẻ từ) và hướng dẫn khách cách sử dụng.

Bước 5: Hỗ trợ hành lý và dẫn khách lên phòng (nếu cần)

Nếu khách có nhiều hành lý, nhân viên sẽ hỗ trợ vận chuyển và dẫn khách đến tận phòng.

Đối với khách đoàn, quy trình check-in sẽ phức tạp hơn do số lượng khách lớn.

Bước 1: Xác nhận thông tin đoàn

Người đại diện của đoàn sẽ làm việc trực tiếp với lễ tân để xác nhận các thông tin đặt phòng, bao gồm số lượng phòng, danh sách khách lưu trú, và các dịch vụ đi kèm.

Bước 2: Thu thập giấy tờ của từng khách

Mỗi thành viên trong đoàn cần xuất trình giấy tờ tùy thân (CCCD, CMND hoặc hộ chiếu). Nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra và lưu trữ thông tin của từng khách theo quy định pháp luật.

Bước 3: Thanh toán và phân chia phòng

Người đại diện sẽ thực hiện thanh toán tổng số tiền cho đoàn hoặc đặt cọc theo hợp đồng đã ký trước đó. Sau đó, nhân viên lễ tân sẽ phân chia phòng theo danh sách khách và cung cấp chìa khóa hoặc thẻ từ cho từng phòng.

Bước 4: Cung cấp thông tin và hướng dẫn chung

Lễ tân sẽ cung cấp thông tin chung về khách sạn, bao gồm các tiện ích, giờ giấc, và quy định trong thời gian lưu trú.

Bước 5: Hỗ trợ hành lý và đưa đoàn lên phòng

Đối với đoàn khách lớn, khách sạn thường điều động đội ngũ nhân viên hỗ trợ vận chuyển hành lý và dẫn đoàn lên các phòng theo sự sắp xếp.

Khi thực hiện quy trình check in khách sạn, bạn cần lưu ý một số điểm sau đây để đảm bảo sự suôn sẻ và tránh các rắc rối không đáng có:

Nhiều khách sạn áp dụng giờ check-in tiêu chuẩn từ 14:00 đến 15:00. Tuy nhiên, nếu đến sớm hơn, bạn có thể yêu cầu check-in sớm. Tùy theo tình trạng phòng trống của khách sạn, nhân viên lễ tân có thể chấp nhận yêu cầu này mà không tính thêm phí. Nhưng nếu khách sạn đang ở tình trạng cao điểm, họ có thể từ chối hoặc tính thêm phí.

Đối với trường hợp khách đến sau giờ check-in tiêu chuẩn, họ vẫn có thể nhận phòng mà không gặp bất cứ vấn đề gì. Tuy nhiên, khách hàng nên thông báo cho khách sạn biết về việc check-in muộn, để đảm bảo phòng của mình vẫn được giữ.

Hầu hết khách sạn yêu cầu khách đặt cọc bằng thẻ tín dụng/ghi nợ hoặc tiền mặt trước khi nhận phòng. Số tiền đặt cọc thường tương đương với giá phòng cho một hoặc hai đêm lưu trú. Số tiền này sẽ được hoàn lại khi khách trả phòng, trừ trường hợp có phát sinh thêm chi phí.

Khách sạn thường có quy định về số lượng và kích thước hành lý mà khách được phép mang vào. Nếu vượt quá giới hạn, họ có thể yêu cầu khách trả thêm phí hoặc tự sắp xếp lại hành lý. Do đó, khách hàng cần kiểm tra trước khi đến và chỉ mang theo những thứ cần thiết.

Khách sạn thường có giới hạn về số người tối đa được phép ở chung một phòng. Nếu khách mang theo nhiều người hơn, họ sẽ phải trả thêm phí hoặc phải đặt thêm phòng.

Dưới đây là một số gợi ý hữu ích mà bạn có thể áp dụng khi check-in khách sạn:

Một số khách sạn mang đến cho khách hàng cơ hội được nâng hạng phòng miễn phí khi có phòng trống. Bạn có thể hỏi rõ nhân viên khách sạn về điều này từ khi đặt phòng. Ngoài ra, việc đăng ký làm thành viên trung thành của chuỗi khách sạn hoặc đặt phòng trực tiếp trên website cũng giúp bạn có thêm cơ hội nâng hạng phòng.

Thời điểm check-in tiêu chuẩn là khoảng 14:00 đến 15:00. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tránh đông đúc, bạn hãy check-in muộn hơn khoảng 1 - 2 tiếng.

Trong những thời điểm đông khách như cuối tuần hoặc mùa du lịch, quầy lễ tân có thể rất bận rộn. Để tránh phải xếp hàng chờ đợi, bạn có thể:

Nếu bạn đến đúng giờ check-in nhưng phòng chưa sẵn sàng, hãy giữ bình tĩnh và yêu cầu nhân viên hỗ trợ. Trong thời gian chờ đợi, bạn có thể:

Trên đây là toàn bộ quy trình check in khách sạn được áp dụng phổ biến. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi cho chuyến lưu trú của mình dù đi đến bất cứ đâu và ở bất cứ khách sạn nào. Bên cạnh những dịch vụ đặt phòng khách sạn thì Traveloka còn có vé máy bay, vé xe khách với các mã giảm giá Traveloka hấp dẫn. Hơn thế nữa, bạn còn có thể tận hưởng chuyến du lịch với các hoạt động thú vị cùng các tour du lịch, vé tham quan, vé vui chơi giải trí Traveloka Xperience, du thuyền trên Traveloka với mức giá siêu ưu đãi!

Tôi có thể check-in sớm hơn giờ quy định không? Nếu có, có tính thêm phí không?

Có thể, tùy thuộc vào tình trạng phòng trống. Một số khách sạn có thể tính thêm phí cho check-in sớm.

Nếu tôi đến muộn hơn giờ check-in, phòng của tôi có được giữ không?

Có, nếu bạn đã đặt phòng trước và thông báo với khách sạn về việc đến muộn. Nếu không, phòng có thể bị hủy.

Nếu tôi quên mang CCCD hoặc hộ chiếu, có cách nào khác để check-in không?

Thông thường không, vì giấy tờ tùy thân là bắt buộc. Tuy nhiên, bạn có thể liên hệ khách sạn để tìm giải pháp thay thế.

Nếu tôi chưa đặt phòng trước, tôi có thể đặt trực tiếp tại quầy lễ tân không?

Có, nếu khách sạn còn phòng trống. Tuy nhiên, giá có thể cao hơn so với đặt trước.

Tôi có thể thay đổi loại phòng hoặc nâng cấp phòng khi check-in không?

Có, nếu khách sạn còn phòng trống. Bạn có thể phải trả thêm phí cho việc nâng cấp.