Reservation là gì? Tìm hiểu tất tần tật về đặt khách sạn

Traveloka VN
23 May 2025 - Đọc trong khoảng 15 phút

Dù là chuyến công tác hay kỳ nghỉ thư giãn, việc đặt phòng khách sạn luôn là bước đầu tiên quyết định chất lượng hành trình. Reservation - khái niệm tưởng chừng quen thuộc nhưng không phải ai cũng hiểu rõ toàn bộ quy trình và vai trò của nó trong ngành lưu trú. Cùng Traveloka tìm hiểu sâu hơn về reservation để có những trải nghiệm lưu trú trọn vẹn, chuyên nghiệp và không gặp rắc rối ngoài ý muốn.

1. Reservation là gì?

Trong lĩnh vực du lịch và lưu trú, “reservation” là thuật ngữ dùng để chỉ quá trình khách hàng đăng ký sử dụng một dịch vụ nào đó trong tương lai, phổ biến nhất là đặt phòng khách sạn, đặt vé máy bay, nhà hàng hoặc tour du lịch. Việc đặt chỗ giúp đảm bảo rằng khách hàng sẽ có được dịch vụ mong muốn tại thời điểm đã chọn, đồng thời hỗ trợ các nhà cung cấp dịch vụ trong việc phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.

reservation-la-gi

Đặt trước phòng khách sạn là một dạng Reservation.@Shutterstock

Trong môi trường khách sạn, "reservation" còn là tên gọi của bộ phận chuyên trách tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt phòng đến từ nhiều kênh khác nhau như: trực tiếp tại quầy, gọi điện thoại, email, trang web khách sạn hoặc qua các nền tảng đặt phòng trực tuyến như Traveloka.

2. Các loại hình reservation trong khách sạn

Có rất nhiều các phân loại Reservation trong khách sạn nhưng dưới đây là các dạng reservation phổ biến nhất:

2.1. Đặt phòng có đảm bảo (Guaranteed Reservation)

Đây là hình thức đặt phòng phổ biến dành cho khách hàng chắc chắn sẽ lưu trú. Khi thực hiện guaranteed reservation, khách cần cung cấp thông tin thẻ tín dụng hoặc thanh toán trước một phần/ toàn bộ chi phí để đảm bảo giữ phòng đến hết đêm đầu tiên, kể cả khi khách đến trễ. Điều này giúp hạn chế tình trạng hủy phòng vào phút chót, đồng thời mang lại sự yên tâm cho cả khách và khách sạn.

2.2. Đặt phòng không đảm bảo (Non-Guaranteed Reservation)

Ngược lại với đặt phòng có đảm bảo, non-guaranteed reservation không yêu cầu thanh toán trước. Khách sạn sẽ giữ phòng cho đến một khung giờ quy định (thường là 18h cùng ngày), nếu khách không đến đúng giờ, đặt phòng sẽ tự động bị hủy. Loại hình này phù hợp với những khách có kế hoạch linh hoạt hoặc chưa chắc chắn về thời gian đến.

2.3. Đặt phòng cá nhân (Individual Reservation)

Là hình thức đặt phòng dành cho từng cá nhân hoặc gia đình nhỏ. Quá trình đặt phòng thường đơn giản, dễ xử lý và được thực hiện trực tiếp qua website khách sạn, ứng dụng đặt phòng hoặc qua điện thoại. Với số lượng ít, loại hình này linh hoạt và phổ biến nhất trong lĩnh vực lưu trú.

2.4. Đặt phòng theo đoàn (Group Reservation)

Được áp dụng cho các đoàn khách đông người như tour du lịch, khách đi công tác nhóm hoặc tổ chức sự kiện. Group reservation thường được thương lượng trước về giá, số lượng phòng, các dịch vụ đi kèm và chính sách hỗ trợ. Khách sạn có thể cần hợp đồng rõ ràng và điều kiện đặt cọc từ sớm để giữ phòng và sắp xếp dịch vụ chu đáo.

3. Những trạng thái reservation của khách sạn

Hệ thống đặt phòng khách sạn không chỉ ghi nhận thông tin đặt chỗ, mà còn cập nhật liên tục trạng thái của reservation theo từng giai đoạn trong quá trình lưu trú. Dưới đây là những trạng thái phổ biến bạn cần biết:

Confirmed: Đặt phòng đã được xác nhận. Thông tin khách hàng đầy đủ và khách sạn cam kết giữ phòng theo đúng yêu cầu.
Operational: Phòng đang trong quá trình chuẩn bị để đón khách như dọn dẹp, kiểm tra tiện nghi, cài đặt dịch vụ yêu cầu đặc biệt… Đây là bước vận hành trước khi khách đến.
Completed: Khách đã hoàn tất thời gian lưu trú và thanh toán đầy đủ. Đặt phòng được đánh dấu là đã hoàn thành.
Cancelled: Khách chủ động hủy phòng và không bị tính phí, nếu thực hiện đúng theo chính sách hủy phòng miễn phí của khách sạn.
Cancelled With Penalty: Khách hủy phòng nhưng sát giờ nhận phòng hoặc vi phạm chính sách hủy, dẫn đến bị tính phí phạt (có thể là phí một đêm hoặc toàn bộ chi phí đã đặt).
No Show: Khách không đến nhận phòng và cũng không thông báo trước. Khách sạn có quyền hủy phòng và có thể tính phí nếu đã thỏa thuận.
No Show With Penalty: Khách không đến mà không báo trước và bị trừ phí theo quy định, thường là một phần hoặc toàn bộ tiền phòng đã cam kết.
On Request: Khách gửi yêu cầu đặt phòng, nhưng khách sạn chưa xác nhận ngay. Thường xảy ra khi phòng giới hạn hoặc cần xác minh lại điều kiện đặc biệt.
Unsuccessful: Yêu cầu đặt phòng không thành công do khách không đáp ứng điều kiện (ví dụ: không có thẻ thanh toán, phòng hết, sai thông tin…).

4. Sự khác biệt giữa reservation và booking

Trong lĩnh vực khách sạn, “reservation” và “booking” thường được dùng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, nếu xét kỹ trong ngữ cảnh chuyên môn, hai khái niệm này có sự khác biệt rõ ràng:

Tiêu chí so sánh

Booking

Reservation

Ý nghĩa

Hành động đặt chỗ

Quá trình ghi nhận, xử lý và theo dõi đặt chỗ

Người thực hiện

Khách hàng

Bộ phận khách sạn (Reservation Department)

Cách dùng phổ biến

Trong giao tiếp, ứng dụng du lịch

Trong nội bộ ngành dịch vụ lưu trú

Tóm lại, “Booking” đề cập đến hành vi của khách hàng khi thực hiện việc đặt chỗ có thể là phòng khách sạn, bàn ăn, vé máy bay,... Đây là thuật ngữ thông dụng, được sử dụng rộng rãi trong đời sống hằng ngày.

“Reservation” vừa mang nghĩa là sự đặt chỗ đã được ghi nhận trong hệ thống, vừa ám chỉ bộ phận chuyên trách tại khách sạn có nhiệm vụ tiếp nhận, xác nhận và quản lý các yêu cầu đặt phòng từ khách.

5. Hướng dẫn cách đặt phòng khách sạn trên Traveloka

Đặt phòng khách sạn trên Traveloka rất đơn giản và tiện lợi. Hướng dẫn cách đặt phòng sau sẽ giúp bạn nắm rõ từng bước để dễ dàng hoàn tất đặt chỗ, chuẩn bị tốt cho chuyến đi của mình:

Bước 1: Tìm kiếm khách sạn

Để bắt đầu đặt phòng, bạn chỉ cần truy cập website hoặc ứng dụng Traveloka. Nhập điểm đến, tên khách sạn hoặc khu vực bạn muốn ở cùng thời gian lưu trú. Ngay lập tức, hệ thống sẽ gợi ý danh sách phòng phù hợp để bạn dễ dàng lựa chọn.

Nếu như bạn phân vân không biết nên lựa chọn khách sạn nào thì bạn có thể tham khảo nhiều danh sách khách sạn mà Traveloka gợi ý. Ví dụ như bạn đặt khách sạn Đà Lạt thì bạn có thể tìm kiếm theo phương thức “Khách sạn (Giá rẻ, sang trọng,...) + Địa điểm bạn muốn lưu trú (ví dụ Đà Lạt.) thì danh sách sẽ hiển thị nhiều loại khách sạn như:

Khách sạn sang trọng ở Đà Lạt: MerPerle Dalat Hotel, Dalat Wonder Resort, Dalat Edensee Lake Resort & Spa, Golden Imperial Hotel Da Lat,...
Khách sạn 4 sao ở Đà Lạt: Goldient Boutique Hotel, Mercure Dalat Resort, Golf Valley Hotel, Colline Dalat,...
Khách sạn giá rẻ ở Đà Lạt: The Grace Hotel Dalat, GreenEco Da Lat Hotel, Hung Nguyen Valley Da Lat, Pontus Hotel,...

Danh sách nhóm các khách sạn sẽ giúp bạn dễ hơn trong việc lựa chọn hơn bao giờ hết. Ngoài ra, Traveloka còn cung cấp cho bạn nhiều danh sách khách sạn thú vị trên thế giới với mức giá ưu đãi.

Bước 2: Chọn khách sạn ưa thích của bạn

Khi có kết quả tìm kiếm, bạn có thể dùng bộ lọc của Traveloka để thu hẹp lựa chọn theo tiện nghi, loại phòng, ngân sách,... Khi đã chọn được khách sạn ưng ý, hãy nhấn “Xem phòng” để kiểm tra thông tin chi tiết và tình trạng còn trống.

reservation-la-gi

Chọn khách sạn ưa thích trên Traveloka.@Traveloka

Bước 3: Đặt phòng khách sạn của bạn

Tại trang thông tin khách sạn, bạn có thể xem tổng quan hình ảnh, loại phòng, tiện nghi và giá. Hãy chọn phòng phù hợp với nhu cầu và số lượng bạn muốn đặt.

reservation-la-gi

Đặt phòng khách sạn trên Traveloka.@Traveloka

Bước 4: Cung cấp thông tin chi tiết của người sử dụng dịch vụ

Tiếp theo, điền thông tin liên hệ của bạn và người lưu trú. Hãy đảm bảo mọi chi tiết đều chính xác để quá trình đặt phòng diễn ra thuận lợi và bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông báo quan trọng nào.

reservation-la-gi

Cung cấp thông tin đặt phòng khách sạn trên Traveloka.@Traveloka

Bước 5: Hoàn tất thanh toán dịch vụ của bạn

Traveloka cung cấp nhiều hình thức thanh toán an toàn. Bạn có thể thanh toán trước hoặc chọn “Thanh toán tại khách sạn” bằng cách cung cấp thông tin thẻ để giữ phòng và trả sau khi nhận phòng.

reservation-la-gi

Thanh toán đặt phòng khách sạn trên Traveloka.@Traveloka

Bước 6: Nhận phiếu thanh toán của bạn

Sau khi thanh toán thành công, Traveloka sẽ gửi xác nhận đặt phòng đến email của bạn trong vòng 60 phút, giúp bạn sẵn sàng cho chuyến đi sắp tới.

6. Các lưu ý khi đặt phòng khách sạn trên Traveloka

6.1. Kiểm tra kỹ thông tin đặt phòng

Trước khi xác nhận thanh toán, hãy đảm bảo bạn đã kiểm tra đầy đủ thông tin về khách sạn, loại phòng, số lượng khách, thời gian nhận, trả phòng và chính sách hủy đổi. Việc này giúp tránh các phát sinh ngoài ý muốn sau khi thanh toán.

6.2. Ưu tiên các khách sạn có đánh giá tốt

Nên tham khảo các đánh giá và xếp hạng từ người dùng trước đó để chọn được nơi lưu trú phù hợp với nhu cầu, ngân sách và trải nghiệm mong muốn.

6.3. Kiểm tra trạng thái đặt phòng

Để kiểm tra tình trạng đặt chỗ, bạn chỉ cần:

Mở ứng dụng Traveloka hoặc truy cập website
Đăng nhập tài khoản cá nhân
Vào mục “Đặt chỗ của tôi” để xem chi tiết thông tin và trạng thái phòng đã đặt.

6.4. Cách liên hệ bộ phận đặt phòng

Sau khi đặt phòng thành công trên Traveloka, bạn có thể liên hệ trực tiếp với khách sạn để xác nhận thông tin hoặc yêu cầu đặc biệt (như nhận phòng sớm, thêm giường phụ, ăn chay...):

Kiểm tra thông tin khách sạn trong mục “Đặt chỗ của tôi”

Truy cập ứng dụng hoặc website Traveloka Đăng nhập → Vào mục “Đặt chỗ của tôi” → Chọn đơn hàng tương ứng → Xem chi tiết để lấy:

Số điện thoại khách sạn
Địa chỉ email hoặc website (nếu có)

Gọi điện trực tiếp

Gọi đến số hotline của khách sạn để xác nhận đặt phòng hoặc thông báo trước giờ đến. Khi gọi, bạn nên cung cấp mã đặt chỗ (Booking ID) để khách sạn kiểm tra dễ dàng hơn.

Gửi email cho khách sạn

Nếu bạn cần xác nhận bằng văn bản, hãy gửi email với nội dung bao gồm họ tên người đặt, mã đặt phòng, thời gian lưu trú và yêu cầu cụ thể. Điều này giúp khách sạn chuẩn bị kỹ càng trước khi bạn đến.

6.5. Theo dõi ưu đãi thường xuyên

Traveloka thường xuyên có các chương trình khuyến mãi hấp dẫn. Hãy theo dõi ứng dụng và bật thông báo để không bỏ lỡ các mã giảm giá hoặc combo phòng giá tốt. Bạn có thể tham khảo các mẹo nhỏ sau để không bỏ lỡ ưu đãi:

Bật thông báo (notification) của ứng dụng Traveloka để nhận thông tin khuyến mãi sớm nhất.
Theo dõi các chuyên mục như “Ưu đãi hôm nay” hoặc “Flash Sale” ngay trên trang chủ ứng dụng.
Truy cập mục Traveloka Priority - nơi thường dành riêng các chương trình giảm giá sâu cho khách hàng thân thiết.
Đăng ký nhận bản tin qua email để cập nhật các mã khuyến mãi đặc biệt như mã giảm giá vé máy bay Traveloka, ưu đãi phòng khách sạn, vé vui chơi giải trí Traveloka Xperience,...
Cân nhắc đặt combo trọn gói (vé máy bay + khách sạn) để hưởng mức giá tối ưu hơn so với đặt lẻ từng dịch vụ.

6.6. Đọc kỹ chính sách hủy phòng và hoàn tiền

Bạn nên đọc kỹ các chính sách hủy phòng và hoàn tiền do mỗi khách sạn sẽ có quy định riêng về việc huỷ đặt phòng, hoàn tiền hay phạt phí, đặc biệt với các booking giá ưu đãi hoặc khuyến mãi.

Trong trường hợp muốn hủy phòng và hoàn tiền trên Traveloka, bạn hãy thực hiện các bước sau:

Đăng nhập vào tài khoản Traveloka của bạn
Đến trang Đặt chỗ của tôi.
Chọn đặt chỗ bạn muốn huỷ.
Đến phần Quản lý đặt chỗ và chọn mục Hoàn tiền.

Nếu không có tài khoản Traveloka, chỉ cần vào trang Đặt chỗ của tôi trên ứng dụng Traveloka hoặc nhấp chuột vào mục Khôi phục đặt chỗ trên trang web Traveloka trên máy tính.

6.7. Chuẩn bị giấy tờ cần thiết khi nhận phòng

Khi đến khách sạn, bạn thường cần cung cấp giấy tờ tùy thân (CMND, hộ chiếu) cùng mã đặt phòng hoặc email xác nhận. Việc chuẩn bị trước các giấy tờ này giúp quá trình check-in diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Tìm hiểu chi tiết quy trình check in khách sạn

Bài viết này sẽ giúp b...

Xem giá

6.8. Thông báo trước nếu có yêu cầu đặc biệt

Nếu bạn cần phòng không hút thuốc, giường phụ, hoặc có yêu cầu về chế độ ăn uống, hãy liên hệ với khách sạn hoặc ghi chú rõ trong phần đặt phòng để khách sạn chuẩn bị trước, giúp chuyến đi của bạn thoải mái hơn.

6.9. Đặt phòng sớm, đặc biệt vào mùa cao điểm

Vào các dịp lễ, mùa du lịch cao điểm, phòng khách sạn thường được đặt kín rất nhanh. Việc đặt phòng trước không chỉ giúp bạn có nhiều lựa chọn hơn mà còn có cơ hội nhận được mức giá tốt cùng ưu đãi hấp dẫn.

7. Kết luận

Traveloka không chỉ giúp bạn dễ dàng quản lý reservation cho phòng khách sạn, mà còn mang đến lựa chọn phong phú từ vé máy bay, vé máy bay, phòng khách sạn, tour du lịch, vé tham quan, vé vui chơi giải trí Traveloka Xperience, vé xe khách, du thuyền. Đặc biệt, đừng quên sử dụng mã giảm giá Traveloka để tối ưu chi phí cho mỗi chuyến đi. Với Traveloka, mọi dịch vụ đặt chỗ đều nhanh chóng, tiện lợi và đa dạng, giúp hành trình của bạn trở nên hoàn hảo hơn.

Trong bài viết này

• 1. Reservation là gì?
• 2. Các loại hình reservation trong khách sạn
• 2.1. Đặt phòng có đảm bảo (Guaranteed Reservation)
• 2.2. Đặt phòng không đảm bảo (Non-Guaranteed Reservation)
• 2.3. Đặt phòng cá nhân (Individual Reservation)
• 2.4. Đặt phòng theo đoàn (Group Reservation)
• 3. Những trạng thái reservation của khách sạn
• 4. Sự khác biệt giữa reservation và booking
• 5. Hướng dẫn cách đặt phòng khách sạn trên Traveloka
• 6. Các lưu ý khi đặt phòng khách sạn trên Traveloka
• 6.1. Kiểm tra kỹ thông tin đặt phòng
• 6.2. Ưu tiên các khách sạn có đánh giá tốt
• 6.3. Kiểm tra trạng thái đặt phòng
• 6.4. Cách liên hệ bộ phận đặt phòng
• 6.5. Theo dõi ưu đãi thường xuyên
• 6.6. Đọc kỹ chính sách hủy phòng và hoàn tiền
• 6.7. Chuẩn bị giấy tờ cần thiết khi nhận phòng
• 6.8. Thông báo trước nếu có yêu cầu đặc biệt
• 6.9. Đặt phòng sớm, đặc biệt vào mùa cao điểm
• 7. Kết luận
Khách sạn
Vé máy bay
Things to Do
Luôn biết thông tin mới nhất
Đăng ký nhận bản tin của chúng tôi để biết thêm các khuyến nghị về du lịch và phong cách sống cũng như các chương trình khuyến mãi thú vị.
Đăng ký