Trả phòng hay check out là một giai đoạn quan trọng trong thời gian lưu trú tại khách sạn của bạn. Giai đoạn này bao gồm việc kiểm tra thông tin chi tiết về hóa đơn, thanh toán mọi khoản phí liên quan và trả phòng trước khi rời đi. Việc trả phòng khách sạn tương đối đơn giản nhưng nếu không cẩn thận, bạn có thể phải chịu những khoản phạt và phí đắt đỏ. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu chi tiết mọi thứ bạn cần biết để có một quy trình check out khách sạn suôn sẻ dưới đây nhé.

Check out khách sạn là thủ tục diễn ra khi bạn kết thúc kỳ nghỉ và rời khỏi khách sạn. Bạn sẽ thanh toán mọi hóa đơn cho những thứ như phí phòng, đồ ăn hoặc các dịch vụ bổ sung mà bạn đã sử dụng. Bạn cũng sẽ trả lại chìa khóa phòng hoặc thẻ chìa khóa cho lễ tân hoặc một nơi khác do khách sạn sắp xếp.

Đối với khách sạn, quy trình trả phòng là bước cuối cùng trong kỳ nghỉ của bạn. Điều này rất quan trọng vì nó có thể để lại ấn tượng cuối cùng cho du khách. Nếu quy trình này dễ dàng và diễn ra nhanh chóng, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng về trải nghiệm của mình. Điều này có thể dẫn đến đánh giá tích cực hoặc quay lại lần nữa.

Mỗi khách sạn đều có giờ trả phòng riêng, nhưng giờ trả phòng thông thường là từ 10 giờ sáng đến 12 giờ trưa. Giờ này được thiết lập một cách chiến lược để hỗ trợ quản lý việc luân chuyển phòng, cho phép bộ phận dọn phòng dọn dẹp và chuẩn bị phòng cho khách hàng mới.

Các khách sạn lớn hơn có xu hướng cung cấp thời gian trả phòng linh hoạt hơn, nhờ sức chứa lớn hơn, trong khi các khách sạn nhỏ hơn có thể tuân thủ lịch trình chặt chẽ hơn do hạn chế về nhân viên. Do đó, bạn cần xem trước thông tin về thời gian check out khách sạn trên các ứng dụng đặt phòng như Traveloka để sắp xếp lịch trình một cách hợp lý và không bị muộn thời gian trả phóng

Các lựa chọn để làm thủ tục trả phòng sẽ phụ thuộc vào khách sạn mà bạn đang ở, đặc biệt là khi ở nước ngoài. Ví dụ, một nhà nghỉ do gia đình tự quản ở Ý có thể sẽ có ít lựa chọn làm thủ tục trả phòng hơn so với các chuỗi khách sạn như Hilton và Marriott. Tuy nhiên, sau đây là một số phương pháp dễ nhất để làm thủ tục trả phòng khách sạn của bạn:

Ở các chuỗi khách sạn lớn, trước khi hết thời gian sử dụng phòng, bạn chỉ cần bước ra khỏi phòng khi bạn muốn checkout. Tại các chuỗi như Hyatt, Hilton, IHG và Marriott, tất cả thông tin của bạn được thu thập trong quá trình nhận phòng, bao gồm cả tiền đặt cọc cho thời gian lưu trú của bạn.

Trong hầu hết các trường hợp, bạn chỉ cần rời khỏi phòng. Sau đó, khách sạn sẽ tự động làm thủ trả phòng và gửi hóa đơn cho bạn. Bạn chỉ cần đảm bảo rằng họ có đúng địa chỉ email của bạn. Các khoản phí cũng sẽ có trên trang web hoặc ứng dụng của khách sạn hay các ứng dụng du lịch.

Mặc dù đây là phương pháp này dễ nhất, nhưng nó cũng có nhiều chỗ cho sai sót nhất và có thể vô tình mất một vài khoản phí không hợp lý. Với hình thức check out này bạn sẽ không liên hệ trực tiếp với lễ tân để n kiểm tra lại hóa đơn. Do đó, bạn sẽ phải liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng nếu có điều gì đó không chính xác khi nhận được hóa đơn thanh toán qua email.

Một số chuỗi khách sạn, chẳng hạn như Hyatt, đã phát triển các ứng dụng di động của riêng mình một cách mạnh mẽ. Những ứng dụng này có thể thực hiện thủ tục nhận phòng và trả phòng trực tuyến, và hoạt động như chìa khóa kỹ thuật số.

Khi bạn đã sẵn sàng rời đi, hãy mở ứng dụng để thực hiện quy trình check out khách sạn. Từ đó, bạn sẽ có thể xem các khoản phí của mình và chọn thời gian trả phòng. Với Hyatt, bạn thậm chí có thể thực hiện trước; ví dụ, bạn có thể hoàn thành các bước này lúc 8 giờ sáng để trả phòng lúc 12 giờ trưa. Chìa khóa phòng của bạn vẫn hoạt động cho đến khi thực hiện thủ tục trả phòng.

Một phương pháp phổ biến khác để làm thủ tục trả phòng là sử dụng điện thoại trong phòng để thực hiện thủ tục trả phòng. Cách này giúp bạn tiết kiệm thời gian đi bộ xuống quầy lễ tân, mặc dù bạn có thể phải chờ lâu hơn nếu họ bận.

Cũng như các phương pháp khác, bạn cần phải đăng ký thông tin của mình với khách sạn để có thể làm thủ tục trả phòng qua điện thoại. Một nhân viên khách sẽ cùng bạn kiểm tra hóa đơn. Sau khi xác nhận và thanh toán hóa đơn, bạn sẽ nhận một bản sao kỹ thuật số được gửi vào email.

Một số khách sạn không ứng dụng công nghệ để trả phòng hoặc bạn gặp trục trặc trong quá trình check out trực tuyến, bạn sẽ cần phải đi xuống quầy lễ tân với chìa khóa trên tay để hoàn tất các thủ tục cần thiết để trả phòng.

Nếu check out đúng giờ quy định từ 10 giờ sáng đến 12 giờ trưa thì bạn sẽ thấy những hàng dài và chờ đợi khá lâu. Để tránh đám đông, hãy cân nhắc đến việc đến sớm để hoàn tất thủ tục trả phòng. Một số khách sạn sẽ cho phép bạn trả phòng và giữ chìa khóa cho đến giờ trả phòng thực tế. Bằng cách này, bạn sẽ tránh phải hàng dài đám đông chờ làm thủ tục check out.

Khi trả phòng khách sạn, bạn có thể sẽ phải trả nhiều loại phí khác nhau ngoài giá phòng. Sau đây là một số loại phí phổ biến mà bạn cần lưu ý:

Trả phòng khách sạn là bước cuối cùng trong kỳ nghỉ của bạn và thực hiện đúng cách sẽ đảm bảo bạn có một chuyến đi suôn sẻ. Đối với những du khách lần đầu, hiểu rõ quy trình trả phòng có thể giúp tránh được sự chậm trễ không cần thiết, các khoản phí phát sinh hoặc thất lạc đồ đạc. Cho dù bạn đang ở trong một khu nghỉ dưỡng sang trọng hay một khách sạn bình dân, việc thực hiện đúng các bước sẽ giúp bạn có chuyến đi suôn sẻ và thoải mái.

Nếu bạn đi du lịch tự túc và đi lẻ cá nhân hoặc nhóm nhỏ ít thành viên thì sau đây là những bước thường có trong quy trình check out khách sạn cho khách lẻ mà bạn nên biết để có một trải nghiệm trọn vẹn nhất:

Bước 1: Kiểm tra đồ đạc, tư trang cá nhân trước khi trả phòng. Đừng quên kiểm tra kỹ từng góc nhỏ phòng như tủ quần áo, két an toàn, phòng tắm, ổ cắm điện,...

Bước 2: Hoàn trả chìa khóa hoặc thẻ phòng và xác nhận trả phòng tại quầy lễ tân. Một số khách sạn sẽ tính phí nếu mất chìa khóa.

Bước 3: Chờ đợi, nhân viên khách sạn kiểm tra phòng và xác nhận xem có chi phí minibar, dịch vụ phòng hay hỏng hóc trang thiết bị trong phòng hay không.

Bước 4: Thanh toán và nhận hóa đơn

Bước 5: Xác nhận hoàn tất thủ tục trả phòng với nhân viên và đánh giá chất lượng phục vụ ngay tại quầy lễ tân hoặc qua các app du lịch.

Quy trình check out khách sạn cho khách đi theo đoàn sẽ có nhiều điểm khác với khách lẻ. Vì số lượng người nhiều nên sẽ có những yêu cầu đặc biệt về thanh toán, kiểm tra phòng hàng loạt, sắp xếp phương tiện di chuyển và nhiều vấn đề khác. Dưới đây sẽ là một quy trình trả phòng cho khách đoàn chuẩn và hiệu quả:

Bước 1: Xác nhận thời gian trả phòng

Đối với các đoàn khách lớn, bạn cần thông báo trước với lễ tân để đảm bảo có đủ thời gian xử lý mọi thủ tục cần thiết khi check out. Nếu cần phải trả phòng muộn, trưởng đoàn hay đại diện công ty lữ hành cần liên hệ trực tiếp với khách sạn trước để có thể sắp xếp phương án giải quyết và xác nhận các chi phí phát sinh (nếu có).

Bước 2: Kiểm tra phòng trước khi check out và trả thẻ phòng

Hướng dẫn viên hay trưởng đoàn cần nhắc khách phải kiểm tra kỹ hành lý và tư trang trong phòng. Sau khi khách trả thẻ phòng, nhân viên khách sạn kiểm tra nhanh các phòng để tránh mất mát hoặc hư hại tài sản và thống kê các chi phí minibar. Nếu có hư hỏng hoặc mất mát, khách đoàn sẽ phải làm việc rõ ràng với khách sạn để giải quyết vấn đề trước khi rời đi.

Bước 3: Kiểm tra hóa đơn và tổng kết chi phí

Trưởng đoàn hoặc hướng dẫn viên cần tập hợp hóa đơn của tất cả các phòng, bao gồm: Dịch vụ minibar, cước gọi điện thoại trong phòng, giặt ủi, dịch vụ phòng và các chi phí phát sinh khác. Khách đi theo đoàn thường sẽ thanh toán chung qua công ty lữ hành hoặc qua cá nhân đại diện. Nếu khách hàng yêu cầu thanh toán riêng lẻ thì cần báo trước để tránh sự nhầm lẫn.

Nếu đoàn của bạn có đặt cọc tiền khi nhận phòng, trưởng đoàn hay người đại diện sẽ là người nhận lại sau khi khách sạn kiểm tra đầy đủ các chi phí và xác nhận đã cọc hoặc các giấy tờ lien quan.

Bước 4: Chuẩn bị phương tiện di chuyển

Trưởng đoàn cần xác nhận lại với khách sạn hoặc nhà xe về giờ đón đoàn. Nếu đoàn cần các dịch vụ hỗ trợ vận chuyển hành lý ra xe, khách sạn có thể cung cấp xe đẩy hành lý hoặc nhân viên giúp đỡ.

Bước 5: Hoàn tất thủ tục và đánh giá dịch vụ

Nếu khách sạn yêu cầu thì trưởng đoàn có thể sẽ cần ký xác nhận đã hoàn tất các thủ tục trong quy trình check out khách sạn. Ngoài ra, việc đánh giá dịch vụ của khách sạn có thể giúp cải thiện và nâng cao chất lượng trải nghiệm nghỉ ngơi dịch vụ trong tương lai.

Việc trả phòng khách sạn có vẻ đơn giản, nhưng chú ý đến một số chi tiết quan trọng có thể giúp bạn tránh được các khoản phí bất ngờ, mất đồ đạc hoặc sự chậm trễ không cần thiết. Sau đây là những điều quan trọng cần nhớ khi trả phòng:

Tuy các khách sạn yêu cầu trả phòng từ 10:00 sáng đến 12:00 trưa nhưng bạn cần kiểm tra lại thông tin về thời gian cũng như quy trình check out khách sạn mà bạn đã đặt phòng. Nếu bạn cần thêm thời gian, hãy yêu cầu trả phòng trễ trước để tránh phải trả thêm phí.

Xác minh bất kỳ khoản phí bổ sung nào, chẳng hạn như sử dụng minibar, dịch vụ phòng hoặc phí trả phòng trễ. Nếu bạn nhận thấy bất kỳ khoản phí nào không chính xác thì hãy xác nhận lại với lễ tân về chúng trước khi thanh toán.

Kiểm tra tất cả các khu vực trong phòng bao gồm ngăn kéo, tủ quần áo, gầm giường, vị trí ổ cắm điện, két sắt và phòng tắm. Những vật dụng thường bị du khách bỏ quên bao gồm bộ sạc, hộ chiếu, ví và đồ trang sức.

Một số khách sạn tính phí đối với chìa khóa bị mất hoặc không trả lại. Do đó, bạn cần nhanh chóng trả lại chìa khóa hoặc thẻ phòng ngay khi xác nhận trả phòng.

Nếu bạn đã trả tiền đặt cọc từ trước thì hãy kiểm tra lại cách thức hoàn lại tiền cọc của khách sạn. Bên cạnh đó, việc hoàn tiền bằng thẻ tín dụng có thể mất vài ngày đến một tuần, Nếu tiền đặt cọc được chi trả bằng tiền mặt thì chúng thường được hoàn trả ngay lập tức khi khách sạn xác nhận.

Tiền boa là vấn đề cá nhân thể hiện sự hài lòng của bạn về dịch vụ tại khách sạn. Do đó, một số người ủng hộ và một số thì không. Tuy nhiên, ở một số quốc gia, tiền boa được coi là một phần của văn hóa bản địa. Ở các quốc gia Bắc Mỹ, người ta thường để lại vài đô la Mỹ mỗi ngày cho nhân viên dọn phòng.

Nơi thường để tiền boa là dưới gối hoặc trên bàn, kệ TV,... sẽ lịch sự hơn nếu bạn để lại một tờ ghi chú cho họ. Ở các quốc gia châu Âu, văn hóa tiền boa không mạnh như ở Hoa Kỳ hoặc Canada. Tùy thuộc vào mức độ hài lòng với dịch vụ nhận được, bạn có thể chọn để lại tiền boa.

Quy trình check out khách sạn không mất nhiều thời gian và không phức tạp như bạn nghĩ. Nhiều khách sạn đã làm cho quá trình này trở nên đặc biệt dễ dàng bằng cách cung cấp dịch vụ trả phòng qua thiết bị di động, ki-ốt hoặc TV trong phòng.

Bạn chỉ cần tìm hiểu quy trình check out của trước khi bạn lưu trú có thể giúp đơn giản hóa và thực hiện mọi thủ tục một cách nhanh chóng, suôn sẻ hơn. Ngoài ra, bạn có thể đặt trước vé máy bay và phòng khách sạn cũng như vé vui chơi và kể cả vé du thuyền trên siêu ứng dụng Traveloka sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí với nhiều ưu đãi ấn tượng và dễ dàng sắp xếp lịch trình chuyến đi.

1. Giờ trả phòng khách sạn là mấy giờ?

Hầu hết các khách sạn yêu cầu khách trả phòng trong khoảng từ 10:00 sáng đến 12:00 trưa. Tuy nhiên, giờ trả phòng thay đổi tùy theo từng khách sạn, vì vậy tốt nhất là bạn nên xác nhận khi nhận phòng.

2. Tôi có thể yêu cầu trả phòng trễ không?

Có, nhiều khách sạn cung cấp dịch vụ trả phòng trễ theo yêu cầu. Tuy nhiên, tình trạng phòng còn trống tùy thuộc vào tình trạng phòng và một số khách sạn có thể tính thêm phí nếu khách lưu trú quá giờ trả phòng tiêu chuẩn.

3. Tôi có cần trả lại chìa khóa phòng không?

Có, hầu hết các khách sạn yêu cầu khách trả lại thẻ chìa khóa hoặc chìa khóa vật lý khi trả phòng. Một số khách sạn tính phí đối với chìa khóa bị mất hoặc không trả lại.

4. Điều gì xảy ra nếu bạn quên trả phòng?

Nếu bạn rời đi mà không chính thức trả phòng, khách sạn có thể tính phí bằng phương thức thanh toán đã đăng ký của bạn bất kỳ số dư còn lại của bạn là. Một số khách sạn cũng có thể gọi điện hoặc gửi email cho bạn để xác nhận việc bạn rời đi.

5. Bạn có nhận được biên lai sau khi trả phòng không?

Có, khách sạn cung cấp biên lai hoặc hóa đơn sau khi trả phòng, trực tiếp tại quầy lễ tân hoặc qua email. Hãy đảm bảo xem lại để biết bất kỳ khoản phí bất ngờ nào.

6. Bạn có thể để hành lý tại khách sạn sau khi trả phòng không?

Nhiều khách sạn cung cấp dịch vụ lưu trữ hành lý, cho phép khách để lại hành lý trong vài giờ nếu họ có thời gian trước khi đến điểm đến tiếp theo. Một số khách sạn cung cấp dịch vụ này miễn phí, trong khi những khách sạn khác có thể tính một khoản phí nhỏ.

7. Khách sạn có hoàn lại tiền đặt cọc ngay lập tức không?

Nếu bạn đã thanh toán tiền đặt cọc, việc hoàn lại tiền thường mất vài giờ đến vài ngày, tùy thuộc vào chính sách của khách sạn và thời gian xử lý của ngân hàng của bạn. Tiền đặt cọc đã thanh toán bằng tiền mặt thường được hoàn lại ngay khi trả phòng.

9. Bạn nên làm gì nếu để quên đồ trong phòng khách sạn?

Hãy liên hệ với khách sạn càng sớm càng tốt. Hầu hết các khách sạn đều có bộ phận thất lạc và tìm đồ, và họ có thể giữ đồ của bạn trong một khoảng thời gian nhất định hoặc sắp xếp vận chuyển nếu cần.

10. Bạn có thể trả phòng sớm không?

Có, bạn có thể trả phòng sớm hơn ngày đã định, nhưng chính sách hủy phòng sẽ được áp dụng. Một số khách sạn có thể tính phí trả phòng sớm, đặc biệt là nếu bạn đã đặt phòng với mức giá không hoàn lại.